A-Z Merencanakan dan Mengelola Kegiatan Komunitas

Tulisan ini dibuat untuk menyemangati seorang sahabat yang sedang berusaha memulai membuat kegiatan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya melalui sebuah seminar dan sejenisnya yang akan diisi oleh narasumber “kondang”.

Saya sendiripun belum handal mengurus kegiatan semacam itu, tapi semoga beberapa tips yang saya bagi bisa bermanfaat untuk teman-teman sesama pejuang dakwah melalui majelis ilmu yang ingin diselenggarakan. Karena kegiatan yang diadakan teman saya ini nantinya berupa majelis ilmu bagi wanita atau orang dewasa maka saya akan fokus membahas pengelolaan kegiatan semacam itu terlebih dahulu, jika ada yang tertarik membuat event dengan audience anak-anak akan dibahas di tulisan lainnya.

Baiklah, saya coba merangkum beberapa pengalaman menghandle acara dari jaman kuliah dulu yaa…

  1. Mari luruskan niat, kegiatan yang diadakan diniatkan sebagai tambahan amal kebaikan kita
  2. Menguatkan motivasi diri dengan mengingat manfaat yang ingin disebar melalui kegiatan yang akan dilakukan tersebut
  3. Mencari tim bala bantuan (jika diperlukan), kadang saya hanya berdua dengan suami dalam merencanakan dan mengelola kegiatan sederhana seperti saat dulu di taman baca rumahan kami
  4. Menghubungi kontak narasumber (bisa diperoleh dari berbagai sumber, entah melalui kenalan, kontak di buku atau internet, sekarang bahkan dipermudah dengan adanya berbagai pilihan medsos). Terkait fee dan lain-lain sebaiknya diperjelas di awal jika memang ada anggaran dana yang diperlukan
  5. Jika acara membutuhkan dana yang cukup besar dan membutuhkan sponsorship, maka buatlah proposal sederhana tapi powerful
  6. Menyiapkan materi publikasi dengan narasi copywriting yang oke sehingga benar-benar bisa menarik massa (hal ini biasanya dikuatkan oleh narasumber yang dihadirkan, jenis kegiatan dan juga tema yang dipilih)
  7. Menyiapkan akomodasi, transportasi bagi narasumber jika beliau berasal dari luar kota, untuk yang di dalam kota, tetap tawarkan menjemput dan antar jika narasumber memerlukan bantuan tersebut
  8. Mencari tempat pelaksanaan kegiatan yang representatif (jika memungkinkan siapkan pula kids corner jika kegiatan berbau parenting yang biasanya banyak bocils diajak ortunya)
  9. Menyiapkan konsumsi peserta, mekanisme registrasi peserta, konsolidasi dana pemasukan dan pengeluaran dengan bendahara, briefing panitia secara berkala melalui offline atau online
  10. Terakhir pengecekan sebelum hari H, jika ada spanduk, backdrop, dekorasi, dokumentasi, jangan lupa berdoa semoga kegiatan yang diadakan dapat berjalan lancar dan memberi manfaat optimal bagi seluruh peserta dan panitia. Buat feedback form sebagai bahan evaluasi panitia. Ramaikan acara dengan bazaar atau sesi doorprize yang diperoleh dari para UKM bisa berupa voucher belanja atau voucher diskon.

Ini dulu mungkin yaaa, jika ada rekan-rekan pembaca yang ingin menambahkan boleh banget ditulis di area comment ya… 🙂

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s