A-D About SOP for SME

Sebagian dari Anda mungkin merasa ada yang salah dengan judul di atas, kok cuma A-D..? Iya, sengaja saya tulis hanya sampai F karena di bagian ini saya ingin mendiskusikan tentang 4 hal dahulu terkait Standard Operating Procedure bagi UKM. Agar lebih mudah dicerna, saya mencoba mendiskusikannya melalui tanya jawab sederhana?

SOP

Question/Statement: Saya tahu kok, SOP itu memang penting, tapi itu kan bagi UKM yang sudah siap diwaralabakan atau ingin diwariskan, kalau untuk wirausaha pemula seperti saya, itu masih urutan ke-75.

Answer: Betul bahwa SOP adalah menu wajib bagi UKM yang ingin diwaralabakan dan juga ingin diwariskan, jikapun Anda belum akan melakukannya dalam waktu dekat SOP tetap penting dibuat agar pelanggan Anda memiliki standar kepuasan tertentu, pun demikian dengan karyawan yang membantu usaha Anda. Lho, apa hubungannya?

Secara sederhana, toko yang tidak jelas standar operasional saat membungkus barang dagangannya akan dipertanyakan oleh konsumen, misal hari ini Anda baru memulai usaha dan memiliki banyak waktu karena pelanggan belum banyak sehingga barang yang akan Anda kirim dibungkus dengan rapi memakai kertas kado ditambah pula dengan print out quote motivasi, walhasil pelanggan pun puas sekali. Karena puas, beberapa minggu kemudian pelanggan tersebut memesan kembali, saat itu Anda sedang repot karena pelanggan bertambah banyak, anak-anak di rumah sedang sakit, jadilah Anda membungkus barang pesanan tersebut seadanya dengan kerta coklat tipis, bahkan ada yang lupa tidak dipasang plastik terlebih dahulu juga ada barang yang tertukar dengan pelanggan lain karena tidak dicocokkan dengan data pesanan yang ada di nota, kira-kira apakah pelanggan Anda akan makin setia dan percaya pada Anda? Kalau dengan karyawan apa hubungannya? Dengan adanya sistem kerja yang terstandarisasi, karyawan akan jauh lebih termotivasi dan puas ketika hasil kerjanya sesuai standar yang ada atau bahkan melebihi maka akan mendapat bonus tambahan, juga ketika menyalahi prosedur dia sadar bahwa ketika mendapat punishment karena memang ada yang dilanggar, bukan karena sekedar pemilik usaha badmood.

Q/S: Tapi saya pusing kalau harus membaca peraturan yang detail dan kesannya ribet sekali, apakah semua SOP begitu?

A: Tentu saja tidak, tidak ada standar baku bentuk SOP. Jika Anda pernah membaca SOP yang terkesan merepotkan berarti SOP tersebut belum tepat untuk digunakan bagi size usaha Anda. SOP disusun sesuai standar kebutuhan, tulisan yang hanya satu kalimat di depan ruang workshop produksi makanan misalnya, “Jangan Lupa Memakai Sarung Tangan”. Itu adalah bagian dari SOP. Banner yang ada di ruang kerja dan berisi poin penting yang harus diingat, itupun bagian dari SOP. Foto-foto dan video panduan melakukan sesuatu itupu bagian dari SOP. Jadi, bentuk yang digunakan bisa beraneka macam namun, manfaatnya harus sesuai dengan fungsi SOP yaitu memberikan standar cara melakukan agar tidak terjadi risiko yang telah diperhitungkan sebelumnya.

Q/S: Wah, kalau harus memperhitungkan risiko segala, saya perlu pakai konsultan dong.. Pasti mahal..

A: Pada dasarnya risiko sangat dapat diperhitungkan oleh setiap orang, misalnya jika Anda memberi contoh berbohong pada anak Anda pasti akan muncul risiko anak Anda menganggap berbohong sebagai hal yang wajar, toh orang tua saya juga melakukannya. Begitupun dengan risiko atas usaha Anda, secara otomatis dari pembelajaran saat menjalani bisnis semakin hari Anda semakin paham risiko apa yang mungkin dihadapi, Anda jadi sadar bahwa ada risiko ketidakseragaman bentuk jahitan baju jika karyawan tidak pernah diinformasikan standar cara dan hasil yang diharapkan untuk setiap baju yang dijahit. Contoh lainnya, Anda jadi sadar bahwa ketika hanya menyampaikan bahwa pelanggan setia mendapat bonus akan mungkin karyawan tidak sama persepsi tentang pelanggan setia (yang sudah membeli berapa kali) atau tentang bonus (bonus apa yang diberikan untuk pelanggan type A, untuk type B dll).

Q/S: Jadi kapan sebaiknya saya memulai?

A: Jika Anda masih ragu untuk memulainya sekarang, saya akan menutup diskusi ini dengan sebuah cerita tentang  salah satu pengusaha UKM yang beberapa kali saya undang untuk bercerita tentang SOP yang sederhana, sederhana sekali. Beliau adalah salah satu favorit saya untuk bercerita tentang betapa SOP itu sangat mudah, bisa dibuat oleh siapa saja, di mana saja. Ibu ini hanya lulusan SMP, mantan pekerja rumah tangga yang kemudian bertekad mandiri dengan memulai usaha sendiri, kini sang ibu sudah begitu mahir mengekspor produknya ke Eropa, pun sudah mulai belajar tentang hukum bahkan anaknya disekolahkan hingga pascasarjana di jurusan hukum agar dirinya tak lagi tertipu saat harus berurusan dengan LC dll.

Nah, kunci kesuksesan beliau ternyata hanya sebuah cara sederhana dalam mengelola usahanya, karena jenis produknya adalah produk buatan tangan, beliau harus memiliki standar yang jelas bagi warga kampung sekitar yang membantunya. Lalu bagaimana caranya, beliau tidak pernah belajar tentang SOP sebelumnya. Dari pengalaman produk-produk yang salah dikerjakan oleh pekerja, dari keterlambatan pengerjaan para pekerja, dari berbagai kesalahan yang ada beliau mempelajari SOP yang harusnya ada. Setiap akan menerima calon koordinator pekerja borongan baru Ibu ini selalu mengambil pulpen dan kertas, menanyakan sambil santai kepada calon pekerja tersebut, data lengkap, berapa produk yang sanggup dikerjakan per minggu, apa yang seharusnya dilakukan oleh si pemilik ketika ternyata pekerja banyak melakukan kesalahan atau sering terlambat, jadilah sebuah perjanjian kerja sederhana di mana di dalamnya sudah mencakup SOP sederhana yang harus diikuti oleh karyawan tersebut.🙂 Jadi, siapa yang bilang bahwa SOP itu harus njlimet dan hanya bisa dikerjakan oleh seorang expert… Walaupun untuk level tertentu juga dengan keterbatasan waktu dan resource yang ada, sangat mungkin meminta orang lain membantu Anda.. Selamat menikmati waktu liburan bersama keluarga ketika bisnis yang Anda jalankan sudah mulai tersistem dengan baik..🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s