Time Management For Mommies :) Plan the Activities and Enjoy Your Me Time


Time management is a big part of the director’s job.

Debbie Allen

“Demi waktu. Sesungguhnya manusia (benar-benar) berada dalam kerugian. Kecuali, orang—orang yang beriman dan mengerjakan kebaikan serta saling menasihati dalam kebenaran dan kesabaran”. Sehingga dari sini nampak jelas bahwa alokasi waktu itu sebenarnya hanya digunakan untuk 2 (dua ) hal saja, berbuat baik dan saling menasihati dalam kebenaran dan kesabaran.

Nah…bunda, karena begitu utamanya waktu ini maka kita memerlukan sebuah ilmu  agar waktu kita menjadi efektifefisien dan tentu saja produktif.

Bunda Septi (pengisi kuliah online) semakin mempertajam “serius”nya perkara waktu ini dengan mengingatkan kita, bahwa jika ibarat pedang samurai, waktu akan menebas kita bila tidak diatur dengan sungguh-sungguh. Hii… syereem.

Waktu juga tak akan pernah kembali atau diulang lagi. Bila sudah lewat ya sudah, kita hanya bisa memperbaikinya di masa depan dengan berusaha tidak mengulang kesalahan yang sama dan menjadikan waktu kita benar-benar berkualitas.

Efektif dan Efisien

Sebelum mengupas lebih dalam tentang waktu ini, maka perlu kita pahami makna efektif dan efisien terlebih dahulu.

Efektif dimaknai sebagai memberikan hasil yang maksimal, atau sesuai dengan tujuan. Maka agar waktu kita efektif kita membutuhkan tujuan yang jelas, focus dan alokasi waktu yang cukup.

Karena efektif ini berkaitan dengan hasil, maka kita perlu kejelasan tujuan kegiatan/aktivitas yang kta rencanakan. Sehingga dimanapun bunda bekerja (baik ranah public maupun domestic), pastikan bunda  memiliki kejelasan tujuan, target pencapaian yang spesifik.

Lalu apa bedanya dengan efisien?

Efisien terkadang lebih berkaitan pada aspek sumber daya yang kita miliki. Termasuk waktu. Misalnya seperti ini, bunda ingin menyelesaikan sebuah kegiatan. Kegiatan ini bunda targetkan bisa rampung dalam waktu 1 jam. Dan bila bunda bisa menyelesaikan kegiatan itu benar dalam waktu  1 jam, maka itulah efisien. Namun, bila kegiatan itu belum selesai dalam target waktu anda maka itu namanya tidak efisien.

Maka agar bisa efektif dan efisien kita perlu menata kegiatan-kegiatan kita. Sebab efektif dan efisien ini tidak bisa dipisahkan.

# slide-1 Dalam kuliah materi ini, bunda Septi meminta kita untuk:

  1. Menata kegiatan dimulai dari per tahun, lalu buat Strategic Planning-nya, trus breakdown per-bulan, lalu per-minggu dan harian.
  2. Menyusun skala prioritasnya (Important vs Urgent).

Penting = Important    

Mendesak = Urgent

Biasanya terbagi dalam 4 kuadran berikut:

I. Penting dan Mendesak

II. Penting namun Tidak Mendesak

III. Mendesak namun Tidak Penting

IV. Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Nah, sekarang tinggal kita menuliskan daftar kegiatan-kegiatan yang kita rencanakan sesuai kuadran dimana ia dimasukkan. Sedikit penjelasan,

Kuadran I, adalah hal-hal yang sifatnya penting dan tidak bisa ditunda. Contohnyamusibah, pemakaman keluarga, merawat keluarga sakit, bayar hutang dll

Kuadran II, adalah hal-hal yang penting namun bisa kita atur waktunya. Contohnyasholat, tadarrus al-quran, mengerjakan tugas-tugas, mendidik anak, pengembangan diri.

Kuadran III, adalah kegiatan yang sifatnya mendesak tapi gak penting. Contohnya nge-pup (buang air) dll

Kuadran IV, kegiatan yang sama sekali tidak penting dan juga tidak mendesak. Contohnya pesbukan, chatting yang tidak penting, ngerumpi, nonton gossip di tipi, shopping.

 #slide-2

Inilah Fine Tuning dari materi Time Management ini. Silakan mengevaluasi diri masing-masing, “waktu kita banyak kita habiskan pada kuadran mana?”

Astaghfirulloh, terimakasih bu Septi telah mengingatkan; 

Bila ingin hidup ini lebih hidup, maka tulislah apa yang kita rencanakan, rencanakan apa yang akan kita kerjakan, dan kerjakan apa yang kita rencanakan. Ini bagian dari proposal hidup kita. Tugas kita hanya sampai pada tahapan ini. Dan tentang hasilnya, serahkan pada Kuasa Allah.

# slide-3 Untuk Kita Pahami bersama bahwa waktu yang dianugerahkan oleh Allah kepada kita adalah sama porsinya. Sama-sama 24 jam dalam sehari.

Dalam Hukum Pareto (80-20), artinya 80% rata-rata; ada 80 % orang melalukan hal yang sama atau melakukan hal yang biasa-biasa saja dan menghasilkan result hanya 20 % sehingga akhirnya dia pun menjadi orang yang biasa saja.

Sementara itu, adapula orang yang termasuk 20% nilai bekerjanya, yakni orang yang melakukan hal yang ekstrim (aneh-aneh) atau istilah jawanya “ora umum”, mereka hidup dengan cara yang berbeda, konsep berpikir pun berbeda namun bisa menghasilkan result sebesar 80%.

Lalu, bagaimana kita dapat melipatgandakan hasil dengan porsi waktu yang sama ? Mari kita berpikir bersama.

Dalam gambar berikut, Bunda Septi membantu kita dengan sebuah ilustrasi sederhana bagaimana trik mengefisienkan waktu yang kita miliki. Tentunya tugas mendata dan menata kegiatan harian kita telah kita lakukan. Secara global, untuk memudahkan kita pilah dulu dalam 2 kategori mana aktivitas yang utama dan mana yang tambahan.

Gambar disamping kanan berikut adalah sebuah analog sederhana tentang efisiensi waktu. Sudahkan terjawab pertanyaannya? Agar semua-muanya muat ke dalam toples, mana yang duluan dimasukkan bunda? Jeruk ataukah beras dulu?

Apa maknanya?

Begini, anggap saja jeruk adalah kegiatan-kegiatan utama kita. Sementara beras adalah kegiatan-kegiatan kecil kita (kegiatan tambahan yang sebenarnya nggakterlalu penting dan tidak prioritas). Dan toples dianalogikan sebagai waktu sehari kita.

Udah terbayangkan? Yah betul, agar waktu kita optimal dan efisien maka masukkan jeruknya dulu, ini artinya kerjakan hal-hal yang sifatnya urgent dan mendesak dahulu, tunaikan kewajiban kita dulu seperti ibadah, mendidik anak, mnegurus keluarga dll. Setelah tugas-tugas besar tuntas dikerjakan, maka bolehlah memasukkan beras sebagai perwakilan kegiatan-kegiatan kecil atau tambahan kita. Kalo’  demikian bunda mengisi toples (hari) bunda, maka insyaAlloh semua bisa terlaksana dengan baik.

#slide-4 Beginikah seorang Ibu?

Ibu memang makhluk yang multitasking. Benarkah demikian? Multitasking artinya mampu melakukan aktivitas (lebih dari satu) secara bersamaan.

Terlihat Keren sih, tapi berhati-hatilah, sebab ini bisa menjadi pemicu kesuksesan/kebaikan kita atau malah pemicu drop-nya kita. Karena ketika kita “multitasking person” itu artinya semuanya bisa, bila semua bisa dikerjakan boleh jadi kita nggak ahli didalamnya karena dilakukan hanya sebagai sebuah rutinitas semata.

Selanjutnya, bagaimana membuat potensi yang baik ini justru menjadi motivator kemahiran kita ? simak triknya dalam strategi berikut ini.

 # slide-5 Dalam slide kelima, maka jelaslah bahwa waktu seorang ibu secara umum terbagi dalam 3 (tiga) poin.

  1. Rutinitas
  2. Pengembangan anak dan keluarga
  3. Pengembangan diri

Pilih pada poin manakah bunda ingin menjadi ahli didalamnya. Misalnya bila ingin ahli pada pengembangan anak dan keuarga maka alokasikan waktu (prosentase) lebih banyak pada bidang tersebut  dari poin lainnya. Hal ini akan memberikan kita jam terbang yang lebih besar.

# slide-6 Setelah memilih pada slide-5, maka tahapan berikutnya adalah menyusun strategi

1. Bikin Rutinitas Gelondongan, gelondongan adalah jeruk-jeruk utama kita tadi

2. Buat kandang waktu pekerjaan rutin. Agar efektif, maka kandangin pekerjaan rutin kita dalam kaplingnya masing-masing (bisa dalam satuan menit atau jam)

3. Patuhi cut-off time! Pada etape inilah fungsi pengendalian diri kita bekerja, setelah kandang waktunya jelas, maka selesai atau tidak selesai, tuntas atau tidak tuntas, lagi asyik atau enjoy MAKA segera CUT. Keesokan harinya bisa kita lanjutkan kembali

4. Katakan TIDAK pada srondolan. Srondolan adalah kegiatan yang hadir diluar rencana kita. Fungsi pengendalian diri juga makin dikuatkan pada etape ini. Bund Septi mencontohkan demikian, suatu waktu seorang bunda A telah menetapkan bahwa antara pukul 07.00 – 12.00 adalah waktunya bunda A melakukan pengembangan anak, aktivitasnya mendidik anak, menemani anak-anak bermain, intinya beraktivitas bersama anak. Nah, ternyata tanpa diduga seorang tetangga datang mengajak bunda A ngobrolyang tak jelas. Ini artinya si srondolan datang menguji konsistensi kita, maka beri jawaban asertif , NO!

:-)  hi hi hi jutek amat yah…

Bila kurang lembut mungkin alternative redaksi ini bisa dicoba, “maaf ibu…, sekarang tugas saya mendidik anak-anak, insyaAlloh ibu bisa datang kembali sekitar jam 15.00 nanti. Terimakasih telah berkunjung “

Upf…kita harus tegas memegang komitmen ini, walaupun “panas membara” tapi istiqomahlah bunda.

Bila konsistensi kita teruji dan terjaga dengan baik, maka suatu waktu kita bisa mendapatkan gift berupa bonus waktu.

Pemanfaatan dan jenis bonus waktu ini relative berbeda pada setiap individu.

Yang jelas, intinya adalah bila bunda mendapatkan bonus waktu maka manfaatkanlah untuk mengembangkan diri anda. Selalu menyiapkan amunisi pengembangan ini (dikondisikan sesuai passion, kegemaran ). Dari bonus waktu ini akan merefleksikan seberapa besar sebenarnya kualitas diri kita.

Sebagai tips treatment konsistensi, pakailah rumus 90 hari jam terbang melatih konsistensi kita secara rutin, sehingga diharapkan pada hari ke 91 sudah terbentuk menjadi habit (kebiasaan) yang terasa ringan.

 Ending

Hanya Allah-lah yang Maha Memampukan, untuk itu kita mohon pada-Nya agar dimudahkan dan dimampukan menjalani tugas Ibu dan Istri ini. Mari bersandar pada-Nya.

Tulisan ini re-post dari resume Mbak Lina di Web Ibu Profesional

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s